こんにちは。 開発チーム最年長の あきこ と申します。
最近はIT系のイベントで、グラフィックレコーディングを使って様子を伝えてくださる方が増えましたね！ わたしも絵が好きなので、SNSでイベントの様子を目にすると、ほんとうにワクワクします。
今回は、日々の開発の中で、グラフィックレコーディングをどのように取り入れているかについて、こんな流れでお話してみます。
- グラフィックレコーディングってなに？
- なぜやっているの？
- いつもやってるの？
- みんなの時間を大切に！
- 見聞きしたことを伝えたい！
- うまく描けないときはどうする？
- じつはコンプレックスだった！
- やってみたらこうなった！
- いま思っていること
- まとめ 〜「伝える」ではなく「伝わる」〜
- 最後に。
グラフィックレコーディングってなに？
グラフィックレコーディングとは、文字どおり図で記録するという意味です。
最近では、会議での議論の流れ、やり取りの内容を記録し、言葉だけでは伝わりにくい情報を共有するための技術として取り上げられることが増えていますね。
この記事では、以下「グラレコ」と省略させていただきます。
なぜやっているの？
なぜこのグラレコを取り入れているのか、について。
簡単に言うと、このような理由からです。
- 言葉で表現しにくい多くの情報を、一度に伝えることができる
- 打ち合わせに主体的に参加していると実感できる
- 何より自分が楽しい！
一番は、「楽しい！」ということに尽きますが、もう少し理由を深掘りしてみます。
いつもやってるの？
さて、どんな場合でもグラレコをしているわけではありません。
聞き取りながら、要約した図と文字で表現していくので、意外に体力・集中力が求められます。すでにグラレコを日々担当されている方は、純粋に凄い！と思います。
わたしはグラレコやデザインが専門ではなく、日々の業務（ときどき開発）があるので、普段はグラレコは影を潜めています。
そんな中であえてグラレコを用いるのは、ざっくり分けて、この2つの場合です。
- 1つめは、「みんなの時間を大事にしたい！」と思った時
- 2つめは、「見聞きしたことを伝えたい！」と思った時
1つめは、「みんなの時間を大切にしたい！」と思った時。
こちらは、わたしが会議の主催だったり積極的に関与する場合です。 みなさん日々忙しい中で、時間を工面して集まっていただく時などが該当します。
2つめは、「見聞きしたことを伝えたい！」と思った時。 こちらは、わたしが聞き手に回っている時に、感銘を受けたり、このお話はみんなに伝えたいな...と思ったタイミングで手が動きます。ですから、不定期・突発的になります。
簡単ではありますが、それぞれの状況で心がけていることをご紹介します。
みんなの時間を大切に！
限られた時間で会議が活性化し、参加者みんなで成果を出せるように舵取りをすることをファシリテーションといいます。
ファシリテーションでは、ホワイトボードや付箋をうまく使い、議論を可視化することが重要になります。
特に図解しながら進めていくことを、ファシリテーション・グラフィックといったりします。（以下、「ファシグラ」と省略します）
ただし、いきなり会議にのぞんで、文脈を瞬時に理解して書き出す...ということは、わたしにはとてもできないので、「やる！」と決めた時には、それなりに作戦を立てます。
テーマに沿って図解してみると、このような流れになります。
というわけで、当日はだいたい予定の15分くらい前から開始前に会議室に入って準備をします。
うまく会議室が空いていることが条件ですが、そもそも準備の時間を考慮して、1時間会議室が空いていれば1時間を予約します。そのうち、15分は準備の時間にします。
実質みなさんに参加いただくのは、30分から40分を目安とし、このくらいの時間内で完結できるようなボリュームに絞ります。
また、この準備の段階で、アジェンダや時間配分、今回利用するデータや図をあらかじめ描いておきます。
ディスプレイがあれば事前に共有しておいた資料も写しておきますが、ディスカッションに集中してもらいたい場合は、ディスプレイは脇によけて、みなさんにPCを閉じてもらい、ボードに向き合ってもらいます。
ディスプレイで共有した画面を写して進行することは良い面もありますが、同時に「内職する」「議論に乗り遅れる」「発言が出てこない」可能性も高まります。
それでは意味がないので、この時間はボードに集中してもらい、みなさんの時間を大切にすることを心がけています。その分、基本は時間を30分にするわけです。
出てきた意見は確認しながら書き留めます。
ファシリテーター役を兼ねる場合は、みなさんからの意見を引き出すことが大切なので、書き出したことに問いかけをしたり、補足を促したりします。
ちょっと余裕がある時には、みなさんにペンを取って書き込んでもらったりします。
ちなみに自然と、全員立ち上がってボードの前に向き合ってくれたような時が、一番嬉しくなります！
時には話題が脱線しそうになることがありますが、そういう時は、書き出した時間配分が役に立ちます。時間割をきちんと明示しておくことで、「宴もたけなわでございますが...」的に、軌道修正をしやすくなります。
見聞きしたことを伝えたい！
さて、もう1つ。
セミナーやイベントでお話を聞いている時など、わたしが聞き手に回っている時に、感銘を受けたり、このお話はみんなに伝えたいな...と思った時に、自然と手が動きます。
ですから、このパターンは不定期・突発的になります。
ただし、お話に集中する方が先決なので、その場で「ライブでグラレコをする」ということはほとんどありません。
メモや簡単な記号でお話を書き留めておき、あとから記憶とともに書き起こす、という作業が中心になります。
「これは面白くて周りの皆さんに伝えたいな...」と強く感じていることは、描き起こす際に、いろいろと聞き取れなかったことや知らなかった単語を調べるため、思った以上に時間がかかります。
ただし、結果として「復習」や関連する情報の「インプット」に繋がります。
うまく描けないときはどうする？
内容によっては、記録するのが難しかったり、参加型であったり、記録が向いていない内容もあります。 また、自分で理解できないことは図には起こせません。
そういう時は素直に「ああ、これはまだまだ何もわかってない...勉強が足りない...」と自分に言い聞かせ、聞くこと、メモを取ることに集中します。
その代わり、スピーカーの皆さんがプレゼンテーションで工夫されている点や会場・イベントとして素晴らしかったり好感が持てた点に焦点を当てて、グラレコ的に描きとめておくことがあります。
グラレコというよりは、体験絵日記的な内容でしょうか。
じつはコンプレックスだった！
じつは、この「グラレコ」的アプローチ、わたしの長〜い社会人生活中、かなり後になるまで表に出してはいませんでした。
自分でも「余儀」という捉え方で、どこかで「飯の種にはならないし、自慢できるものでもないし...」という考えでおさえつけていたところがありました。
大人だから、きちんとした文章で説明する、図もPowerPointで綺麗に製図したようなものを添えることが仕事上一番大切、と思っていたからです。
また、手描きの図は、読みにくさや受け手の好き嫌いというものがあるのが否めません。そのため、「こんな図や絵で拒否反応が出る方がいるだろうな」という不安があり、ブレーキがかかっていました。
それが、新しい世界に飛び込んだことをきっかけに、なんとか「理解したい・ズレをなくしたい・共有したい」という想いが大きくなり、いつのまにか手が動いてボードや紙に書き出すようになっておりました。
進化の早いこの世界で生き残るため、「わたしにできる方法はこれしかない！」という開き直りに似た、一歩だったのかもしれません。
やってみたらこうなった！
生き残るために、かなり恥ずかしい気持ちで書き出してみたこと。
意外にも、周りから良い意味でのツッコミやアドバイスが得やすくなったりしました。
さらには、「すごい！」「わかりやすい！」という言葉すらいただいたり。
「あれ、これはもしかして強み？」と思えた瞬間でした。
気がつくと、現場の皆さんもホワイトボードに気にせずにどんどん書き出す、書き出したらすぐシェアするといったアプローチが増えてきたようにも思います。
わたしがジョインしてから2年ほどの間に、ココナラのサービスやサービスを支える仕組みがどんどん増えてきています。ペライチのPowerPointではとても語れない、一方で、ものすごく細かく語ると時間がいくらあっても足りないという状況にもなってきています。
新しい仲間にジョインしてもらい、まず全体を把握してもらうために、ボードを使って順に仕組みを説明していくのは特に有効だと考えています。
こうしたディスカッションを「記録していく」ということは、グラフィックレコードと言うよりは、一緒になって「自分たちの地図を描き出していく」という表現のほうが合っているかもしれませんね。
また、こうしてボードに可視化したことを写真に残しておくこと、特に描き出したそのままで残しておくことで、あとあと「どんな状態で」「どんな流れで」話が進んだか、ということを参加者みんなが思い出しやすくなります。
特に、仕様決めのような、後々「言った」「言わない」が大事になってくるような時に、議論の内容だけでなく「やりとりを思い出すきっかけ」に繋がるものが記録に残っていることが、非常に大事だなと感じる時があります。
いま思っていること
今では、この方面をもう少し伸ばしたいと思っています。
ちゃんと時間を取って、グラフィックレコーディングを学んでみたい。 少なくとも、お世話になって来たITの分野で、もう少しうまく表現できるようになりたい。
お互いの理解を助け、目標に向かって進むためのお手伝いができるようになりたい。
楽しかったこと、興味を惹かれたことを、これからの方に伝えていきたい。
イベントだけでなく、本や体験からの学びを伝えていきたい。
そのために学んでいきたい。そんな風に考えています。
（もちろん、最年長お母さんエンジニアとしても、頑張っていきたいです！）
まとめ 〜「伝える」ではなく「伝わる」〜
さて、今回のわたしの「グラフィックレコーディング」のお話。
わたしが「なぜやっているのか、どうして始めたのか、今後どうしていきたいのか」といったことは、皆さんにうまく伝わったでしょうか？
お話のまとめにあたり、ココナラの "7 Standards" という行動理念うちの1つをご紹介いたします。今回のお話にも繋がる理念、それがこちらです。
「伝える」ではなく「伝わる」
「伝える」のではなく、「伝わる」ことにこだわろう。
どんなに良い意図があっても、伝わらなければ意味がない。
伝わることで、理解され、繋がり、広がっていく。
仲間に対しても、ユーザーに対しても、「伝わる」を。
いま、改めてこの行動理念を読み返してみて、まだまだ「伝わる」ためのアクションが起こせていない、力が足りていないと感じています。
一方で、わたしは今の職場を通して、ココナラで活躍されているユーザのみなさんにも、日々刺激を受けています。
学んでみたい、自分の得意を表に出していきたい、そう思えるようになったのも、ユーザーの皆様のおかげだと思っております！
最後に。
ここまでお読みくださって、ありがとうございました！
自分の価値を発見し、自分のストーリーを生きて行くことができるための「場」。
そうした場を提供するココナラに、興味を持ってくださった方は、ぜひオフィスに遊びに来てください！
思いっきり描けるホワイトボードも、お待ちしておりますよ〜！